Mahngebühren

Aktualisiert: 13. Dezember 2019 | Redaktion
Das Wichtigste auf einen Blick

  • Kommt der Schuldner einer Rechnung seiner Zahlungsverpflichtung nicht pünktlich nach, entsteht bei dem Gläubiger ein Verzugsschaden.
    Mit dem Ausstellen der ersten Mahnung – diese hat den Status einer kostenlosen Zahlungserinnerung – gerät der Kunde in Zahlungsverzug.
  • Ist der Schuldner in Zahlungsverzug geraten, ist der Gläubiger berechtigt, sich die entstandenen Kosten von dem Schuldner bezahlen zu lassen. Die Rechtsprechung sieht einen Maximalbetrag vor, der zwischen 3,00 und 5,00 Euro liegt.
  • Der Gläubiger kann dem Schuldner die Kosten in Rechnung stellen, die ihm im Zusammenhang mit der Erstellung der Mahnung entstanden sind. Hierzu zählen Porto- und Materialkosten.
  • Der Gläubiger kann seine Forderung an einen Dritten weitergeben (zum Beispiel ein Inkassobüro).

Die beste Vorgehensweise

  • Einen sicheren Schutz vor Mahnungen bietet das pünktliche Bezahlen der Rechnungen. In der Regel lässt ein Rechnungsaussteller Ihnen hierfür zwei Wochen Zeit.
  • Sind Sie momentan nicht in der Lage, die Rechnung zu begleichen, sollten Sie sich mit dem Gläubiger in Verbindung setzen und diesen um einen Zahlungsaufschub bitten. Unter Umständen kann eine Ratenzahlung vereinbart werden.
  • Stellen Sie als Schuldner nach Zahlung der Mahngebühren fest, dass diese zu Unrecht gegen Sie erhoben wurden, machen Sie von der Möglichkeit Gebrauch, diese zurückzufordern.

Fragen zur Prüfung von Mahngebühren

Mahngebühren sollten immer von Ihnen geprüft werden. Zu klärende Fragen:

  • Ist es richtig, dass ein Verzug bereits eingetreten ist?
  • Ist die Forderung rechtmäßig? Haben Sie eine erste Rechnung sowie eine Mahnung überhaupt erhalten?
  • Erst ab der zweiten Mahnung sind Mahngebühren zulässig.
  • Ist die Höhe der Mahngebühren angemessen (in der Regel bis 3 Euro, maximal aber 5 Euro)?

In unserem Ratgeber

Wann dürfen Mahngebühren erhoben werden?

Aus rechtlicher Sicht zählen Mahnkosten zu den Verzugskosten. Dies bedeutet, dass Mahngebühren erst dann erhoben werden dürfen, wenn der Schuldner einer Rechnung in Zahlungsverzug gerät.

Für die Erhebung der Mahnkosten ist es irrelevant, ob ein Produkt gekauft oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen wurde. Bestellen Sie im Internet ein Buch, können Sie ebenso in Zahlungsverzug geraten wie bei einem Zahnarzt, der Ihnen seine Behandlung in Rechnung stellt.

Waage mit Geld und Wecker für Zeitpunkt von Mahngebühren

Wichtig für die Forderung des Gläubigers ist, dass die Rechnung fällig geworden ist. In der Regel enthält die Rechnung hierzu einen Hinweis, bis wann die Zahlung spätestens zu leisten ist. Zu diesem Zeitpunkt wird die Forderung des Gläubigers fällig.

Geht aus der Rechnung kein Hinweis, wie z.B. »zahlbar bis zum 30.11.« hervor, gelten die Regelungen, die der Gesetzgeber getroffen hat.

Haben Sie z.B. einen Architekten mit der Neugestaltung Ihres Hauses beauftragt, erhalten Sie nach Abschluss der Tätigkeit eine Schlussrechnung. Diese muss nach den Vorschriften der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen überwiesen werden. Zu diesem Datum wird die Rechnung fällig.

Auch ein Arbeitgeber kann in Zahlungsverzug geraten. Aufgrund des unterschriebenen Arbeitsvertrages verpflichtet er sich, Ihnen die Arbeitsleistung am Ende des Monats zu vergüten. Dies ergibt sich aus der Vorschrift des § 614 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).

Wohnen Sie zur Miete, müssen Sie am Monatsersten die Miete für den laufenden Monat zahlen (§ 556b BGB). Versäumen Sie diesen Zeitpunkt, ist der Vermieter berechtigt, Sie an die Mietzahlung zu erinnern.

Für den Fall, dass weder aus dem Vertrag noch aus der Rechnung ein Zahlungszeitpunkt hervorgeht und auch das Gesetz keine Bestimmung der Fälligkeit bereithält, muss der Rechnungsbetrag sofort bezahlt werden. Dies geht aus der Vorschrift des § 271 BGB hervor.

Wird die Rechnung nicht pünktlich bezahlt, tritt noch kein Zahlungsverzug ein. Dieser entsteht erst, wenn der Gläubiger dem Schuldner eine kostenfreie Zahlungsaufforderung geschickt hat.

Wann entsteht ein Zahlungsverzug?

Versäumt der Schuldner, eine Rechnung zu bezahlen, wird er von dem Gläubiger mit einem freundlichen Schreiben an die Zahlung erinnert. Das Erinnerungsschreiben ist für den Schuldner mit keinem Kostenaufwand verbunden. Zahlt er umgehend den ausstehenden Betrag, ist die Sache für beide Seiten erledigt.

Ignoriert der Schuldner die freundliche Zahlungsaufforderung, gerät er gemäß § 286 BGB in Zahlungsverzug. Kommt der Schuldner seiner Zahlungsverpflichtung auch nach der Erinnerung nicht nach, ist der Gläubiger berechtigt, Verzugszinsen zu berechnen. Reagiert der Schuldner auch darauf nicht, kann der Gläubiger Schadenersatz von ihm verlangen.

Beispiel:
Ein Steuerberater hat für einen Mandanten eine Steuererklärung angefertigt. Als der Mandant die Rechnung nicht bis zu dem in dem Schreiben vermerkten Termin bezahlt, schickt der Steuerberater ihm eine freundliche Zahlungserinnerung. Der Mandant ist schon zu diesem Zeitpunkt in Zahlungsverzug geraten (§ 286 BGB).

Der säumige Kunde reagiert immer noch nicht. Daraufhin bekommt er von dem Steuerberater die erste kostenpflichtige Mahnung. Hier stellt der Steuerberater seinem Kunden die Mahnkosten in Rechnung und setzt eine weitere Zahlungsfrist von 14 Tagen. Als auch das letzte Schreiben nicht beachtet wird, verlangt der Steuerberater Verzugszinsen.

Kann der Zahlungsverzug auch ohne Mahnung eintreten?

Der Grundsatz besagt, dass dem Zahlungsverzug eine Mahnung vorausgehen muss. Von dieser Regelung gibt es einige Ausnahmen:

Setzt ein Rechnungssteller dem Schuldner eine Frist, die nach dem Datum bestimmt ist, regelt § 286 Absatz 2 Nr. 1 BGB, dass er nicht zu mahnen braucht, um den Schuldner in Verzug zu bringen. Der Zahlungsverzug tritt in diesem Fall automatisch ein, wenn das in der Rechnung gesetzte Datum abgelaufen ist.

Zwingend hierfür ist die genaue Angabe des Datums in der Rechnung. Ein Vermerk wie »zahlbar innerhalb von 14 Tagen« setzt den Schuldner nicht automatisch in Zahlungsverzug.

Prüfung von Mahngebühren mit Taschenrechner

Da in einem Mietvertrag das Datum in der Regel genannt wird – »zahlbar am ersten Tag des Monats« – gerät auch ein Mieter umgehend in Zahlungsverzug, wenn er die Miete nicht pünktlich an den Vermieter zahlt.

Eine Mahnung ist ebenfalls nicht erforderlich, wenn der Zahlungstermin aufgrund eines Ereignisses festgelegt wurde und dem Schuldner eine angemessene Frist nach dem Eintritt des Ereignisses eingeräumt wurde (§ 286 Absatz 2 Nr. 2 BGB).

Beispiel:
Bei einem Immobilienkauf wird festgelegt, dass der Kaufpreis spätestens vier Wochen nach der notariellen Beurkundung des Kaufvertrages an den Verkäufer überwiesen werden muss.

Das eintretende Ereignis ist die notarielle Beurkundung des Kaufvertrages. Mit einem Zeitraum von vier Wochen wurde dem Käufer eine angemessene Frist zur Begleichung des Kaufpreises eingeräumt.

Kommt der Käufer dieser Zahlungsaufforderung nicht nach, gerät er in Zahlungsverzug, ohne dass es einer Mahnung bedarf. Voraussetzung ist, dass sich der Käufer bei Abschluss des Kaufvertrages über die Konsequenzen einer nicht pünktlichen Zahlung im Klaren ist.

§ 286 Absatz 3 BGB bestimmt die 30-Tages-Frist. Hiernach gerät der Schuldner einer Leistung ohne Mahnung in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung seiner Verpflichtung nachkommt.

Weitere Anlässe für den Eintritt des Zahlungsverzugs sind gegeben, wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert oder nach Abwägung der unterschiedlichen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.

Welche Höhe ist für Mahngebühren rechtlich zulässig?

Eine gesetzliche Grundlage für die Höhe der Mahngebühren gibt es nicht. Diverse Gerichte haben in ständiger Rechtsprechung zahlreiche Urteile zu dem Thema gefällt. Diese Urteile sind anwendbar auf alle Fälle, die nicht durch Richterspruch entschieden wurden.

Zu beachten ist die Vorschrift des § 309 Nr. 5a BGB. Nach dieser Regelung darf die erhobene Mahngebühr nicht höher sein als der Schaden, der dem Gläubiger durch die Nichtzahlung entstehen würde. Dies bedeutet, dass der Gläubiger dem Schuldner die Kosten als Mahnung in Rechnung stellt, die ihm für das Porto und das Anfertigen der Mahnung entsteht.

Die ständige Rechtsprechung unterstellt, dass als Mahnkosten maximal 5,00 Euro in Rechnung gestellt werden können. Wenn Sie sich als Rechnungssteller hiernach orientieren, sind Sie auf der sicheren Seite.

Wie kann ich mich gegen unrechtmäßige Mahngebühren wehren?

Mahngebühren können aus zwei Gründen unrechtmäßig sein. Entweder sind sie unzulässig oder mit einem zu hohen Betrag erhoben worden.

Rechnung und Geld zum Bezahlen ohne Mahngebühren

Handelt es sich um unzulässige Mahngebühren, hatte der Gläubiger gar kein Recht, die Mahngebühren zu erheben. Zu dieser Problematik wurden viele Fälle auf dem Rechtsweg entschieden.

So entschied z.B. das OLG München mit einem Urteil vom 28. Juli 2011 (Az.: 29 U 634/11), dass eine pauschale Mahngebühr der Stadtwerke München in Höhe von 5,00 Euro zu hoch war. Das Landgericht Frankenthal hatte sich mit einer Mahngebühr auseinanderzusetzen, die die Pfalzwerke in Höhe von 5,00 Euro hatten. Die Richter waren auch in diesem Fall der Ansicht, dass die Mahngebühr unzulässig war. (LG Frankenthal, Urteil vom 18. Dezember 2012, Az.: 6 O 281/12).

Die vielen Urteile schrecken nicht alle Rechnungssteller ab. In der Praxis werden von den Unternehmen oft Mahngebühren erhoben, die die entstandenen Aufwendungen übersteigen. Die meisten Kunden reagieren verschreckt und zahlen die zu hohe Gebühr.

Wurden Ihnen unrechtmäßige Mahngebühren auferlegt, weil Sie vergessen haben, eine Rechnung zu bezahlen, können Sie sich das Geld zurückholen, wenn die Mahnung noch nicht länger als drei Jahre zurückliegt. Für die Fälle davor ist eine Rückforderung nicht mehr möglich, da der Anspruch verjährt ist.

Beispiel:
Sie haben am 04. Dezember 2016 eine Rechnung bekommen, die von Ihnen versehentlich nicht bezahlt wurde. Am 27. Dezember 2016 bekommen Sie eine Mahnung. Die Mahnkosten betragen 10,00 Euro.

Nach ständiger Rechtsprechung sind die Kosten zu hoch angesetzt. Bei Mahnungen richtet sich die Verjährungsfrist nach § 199 Absatz 1 BGB. Hiernach beginnt die Verjährungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

In dem vorliegenden Fall beginnt die Verjährungsfrist am 01. Januar 2017. Sie endet nach drei Jahren – am 31. Dezember 2019. Bis zu diesem Tag hätten Sie noch Zeit gehabt, gegen die zu Unrecht erhobene Mahngebühr vorzugehen. Bringen Sie in dem Schreiben zum Ausdruck, dass man Ihnen mitteilen möge, wie sich die Mahngebühr von 10,00 Euro zusammensetzt.

Zeigt das Unternehmen, bei dem Sie die Beschwerde vorbringen, keine Reaktion, können Sie die für Sie zuständige Schlichtungsstelle einschalten.

Darf eine amtliche Behörde Mahngebühren erheben?

Die öffentliche Verwaltung ist berechtigt, Mahngebühren zu erheben. Die öffentliche Hand spricht nicht von Mahngebühren, sondern von Säumniszuschlägen. Diese dürfen – im Gegensatz zu einer Forderung im Zivilrecht – auch höher sein als die der Behörde tatsächlich entstandenen Kosten.

Taschenrechner zum berechnen von Mahngebühren

Säumniszuschläge fallen z.B. bei einer verspäteten Steuerzahlung an. Der Anspruch des Staates entsteht, wenn Sie der fällige Betrag nicht bis zum Ende des Fälligkeitstages auf einem Konto der Finanzkasse ist.

Beispiel:
Aus Ihrem Einkommensteuerbescheid für das Jahr 2019 geht hervor, dass Sie 2.153,84 Euro nachzahlen müssen. Der Bescheid ist vom 8. Mai 2020. Das Finanzamt fordert Sie auf, den fälligen Betrag bis zum 31. Mai 2020 an die Finanzkasse zu entrichten.

Verpassen Sie den letzten Tag, ist das Finanzamt gemäß § 240 Absatz Satz 1 AO (Abgabenordnung) berechtigt, für jeden angefangenen Monat der Säumnis ein Prozent des abgerundeten Steuerbetrages als Säumniszuschlag zu verlangen. Dabei ist die 3-Tages-Frist zu beachten, die der Gesetzgeber dem säumigen Steuerbürger zubilligt.

Bezahlen Sie den Betrag erst am 8. Juni 2020, kann das Finanzamt einen Säumniszuschlag von einem Prozent des abgerundeten Steuerbetrages (2.100 Euro) verlangen. Das wären in diesem Fall 21 Euro.

Bei der Festsetzung des Säumniszuschlages handelt es sich um eine Ermessensentscheidung des Finanzbeamten. Stellt er fest, dass Sie Ihren Steuerverpflichtungen in der Regel immer pünktlich nachkommen, wird er eher von einer Festsetzung absehen, als wenn er Sie als ein Wiederholungstäter entlarvt.

Muss der Schuldner den Aufwand eines Inkassobüros akzeptieren?

Der Schaden, der dem Gläubiger entsteht, wenn ein Schuldner nicht zahlt, umfasst auch den Aufwand, den ein Inkassobüro dem Gläubiger in Rechnung stellt.

Dieser Grundsatz wurde durch eine Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts bestätigt (BVerfG, Beschluss vom 07. September 2011, Az.: BvR 1012/11). Die Richter fällten ihre Entscheidung mit einem bedeutsamen Zusatz: Die Forderung des Inkassobüros muss notwendig und zweckdienlich sein.

Wann dürfen Verzugszinsen erhoben werden?

Verzugszinsen muss ein Schuldner zahlen, wenn er sich im Zahlungsverzug befindet. Im Gegensatz zu den Mahngebühren geht die maximale Höhe der Verzugszinsen aus dem Gesetz hervor. Der aktuelle Verzugszins liegt bei 4,12%.

Wann darf die Schufa über den Zahlungsverzug informiert werden?

Datenschutzrechtliche Grundlagen – wie z.B. das Bundesdatenschutzgesetz – verbieten es dem Gläubiger, einen Zahlungsverzug an die Schufa ohne bestimmte Voraussetzungen weiterzugeben.

Unter folgenden Voraussetzungen kann der Zahlungsverzug an die Schufa weitergegeben werden:

  1. Eine Weitergabe der Informationen ist erst möglich, nachdem die in Verzug geratene Person zweimal in Schriftform gemahnt wurde.
  2. Zudem muss gewährleistet sein, dass zwischen der ersten Mahnung und dem Kontakt zur Schufa ein Zeitraum von mindestens vier Wochen vergangen sein muss.
  3. Des Weiteren ist es erforderlich, dass der Gläubiger den Schuldner über sein Handeln in Kenntnis setzt.

Besteht über die Rechtmäßigkeit der Forderung Uneinigkeit, ist der Gläubiger in keinem Fall berechtigt, die Informationen an die Schufa weiterzugeben. Auch eine Drohung, die der Gläubiger gegen einen zahlungsunwilligen Kunden ausstößt, ist nach höchstrichterlicher Rechtsprechung (BGH, Urteil vom 19. März 2015, Az.: I ZR 157/13) widerrechtlich.

Wichtige Fragen – kurz beantwortet

Was sind Mahngebühren?
Die Mahngebühren gehören zu den Verzugskosten. Gerät einer Gläubiger durch einen zahlungsunwilligen Kunden in Schwierigkeiten, erleidet er einen Verzugsschaden. Dieser entsteht ihm dadurch, dass er das ausstehende Geld beim Schuldner eintreiben möchte. Für den Aufwand, den der Gläubiger betreibt, kann er vom Schuldner Schadenersatz verlangen.
Was versteht man unter einer Mahnung?
Eine Mahnung ist ein Schriftstück, mit dem ein Rechnungssteller (z.B. ein Händler, der Waren liefert), einen säumigen Kunden auffordern kann, die Rechnung zu bezahlen. Ein Mahnvorgang vollzieht sich in der Regel in drei Stufen.

  1. Kostenlose Zahlungserinnerung
  2. Mahnung mit Mahngebühren
  3. Mahnung mit Verzugszinsen
Wie viel Mahngebühren dürfen berechnet werden?
Mahngebühren müssen in einem wirtschaftlichen und angemessenen Verhältnis zur Rechnung stehen. Dies bedeutet, dass die Kosten nicht überzogen sein dürfen. Eine gesetzliche Höhe wurde für die Mahngebühren nicht bestimmt. Laut den Urteilen der Gerichte sind Mahnkosten, die sich zwischen 3,00 Euro und 5,00 Euro bewegen, als angemessen zu sehen.
Ist Mahngebühr bei erster Mahnung rechtens?
Nein, die Erhebung von Mahngebühren bei der ersten Mahnung ist nicht rechtmäßig. Grundsätzlich gilt, dass das erste Schreiben nicht mehr als eine Zahlungserinnerung an den Schuldner ist.
Ist eine Zahlungserinnerung Pflicht?
Eine kostenfreie Zahlungserinnerung ist nicht unbedingt erforderlich. Geht aus der Rechnung hervor, bis zu welchem Datum Sie eine Rechnung bezahlt haben müssen, geraten Sie in Zahlungsverzug, wenn Sie Ihrer Verpflichtung bis zum Ablauf dieses Datums nicht nachgekommen sind. Voraussetzung hierfür ist die Angabe eines festen Datums. Der Hinweis »zahlbar innerhalb von 14 Tagen« versetzt den Schuldner einer Rechnung nicht automatisch in Zahlungsverzug.