Recht

Betriebskosten

Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder Objekt laufend entstehen. Welche Betriebskostenarten zusätzlich zur Miete anfallen, regelt die Betriebskostenverordnung.

Für Betriebskosten gelten folgende charakteristische Kriterien:

  1. Nur tatsächlich entstandene Kosten dürfen dem Mieter berechnet werden. Eventuell erhaltene Zuschüsse oder Einnahmen müssen hier berücksichtigt bzw. abgezogen werden.
  2. Die Kosten müssen durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des vermieteten Objektes entstanden sein.
  3. Die Kosten sind wiederkehrend und regelmäßig.

Beispiele für Betriebskosten

  • Grundsteuer
  • Wasser/Abwasser
  • Heizung und Schornsteinfeger
  • Betriebsstrom, Wartungs- und Reinigungskosten für Aufzug
  • Hausmeister, Straßenreinigung, Gebäudereinigung und Gartenpflege
  • Abfallgebühren, sofern sie nicht vom Mieter bezahlt werden
  • Beleuchtung Gebäude und Gemeinschaftsantenne
  • Sach- und Haftpflichtversicherung

Es können nur die Betriebskosten im Mietvertrag als Betriebskosten vereinbart werden, die in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind. Über den Mietvertrag können darüber hinaus keine anderen oder neuen Betriebskostenarten zugrunde gelegt werden.

Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sowie Instandhaltungsrücklagen sind keine Betriebskosten. Der Mieter muss sie nicht bezahlen, auch wenn dies im Mietvertrag anders geregelt ist. Solche Vereinbarungen sind unwirksam (geregelt in § 556 BGB). Diese Kosten sind grundsätzlich mit der Miete abgegolten.

Laut Deutschem Mieterbund sind leider viele Betriebskostenabrechnungen falsch. Oft stellen Vermieter Verwaltungskosten wie Telefon oder auch Bankgebühren in Rechnung. Außerdem sind Reparaturkosten einzig Sache des Vermieters.

Wohnt der Vermieter ebenfalls im gleichen Haus oder stehen Wohnungen leer, müssen auch diese Wohnungen in die Umlegung mit einbezogen werden. Den Betriebskostenanteil für die eigene sowie die leer stehenden Wohnungen muss der Eigentümer tragen.

Unterschied „warmer“ und „kalter“ Betriebskosten

„Warme Betriebskosten“ müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Hierunter fallen die regelmäßigen Kosten für Reinigung und Wartung der Gasetagenheizung oder der Warmwassergeräte (Boiler, Durchlauferhitzer). Ebenfalls darunter fallen die Kosten für zentral beheizte Wohnungen und Häuser.

Alle weiteren Betriebskostenarten fallen unter die Kategorie „Kalte“ Betriebskosten“ (diese haben nichts mit der Erwärmung des Objektes zu tun).

Steuerliche Absetzbarkeit

Betriebskosten können vom Mieter als haushaltsnahe Dienstleistungen steuerlich geltend gemacht werden.

Voraussetzung ist jedoch, dass diese Kosten vom Vermieter nicht bar bezahlt wurden. Außerdem werden hier nur Personalkosten und keine Materialkosten berücksichtigt. Also Reinigung ja, Reinigungsmittel nein. Hier hat der Mieter einen Anspruch auf eine differenzierte Betriebskostenabrechnung.

Seit dem 01.01.2009 gelten allerdings auch Pflegeleistungen als haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35 a EStG: Gesetz zur Förderung von Familien und haushaltsnahe Dienstleistungen). Mit dieser Änderung wurde jedoch auch der Steuersatz deutlich angehoben auf 20 %, höchstens jedoch 4.000 Euro pro Jahr.

Auch Handwerkerleistungen in der Wohnung können Mieter nun steuerlich geltend machen, vorausgesetzt, die Rechnung wurde nicht bar bezahlt. Hier liegt die Höchstgrenze bei 20 %, maximal 1.200 Euro.

Betriebskostenabrechnung

In der Betriebskostenverordnung definiert der Gesetzgeber die Kosten, die in Bezug auf Grundbesitzabgaben geltend gemacht werden können. Betriebskosten sind im Voraus zu leisten und werden als Nebenkosten zusätzlich zur monatlichen Kaltmiete erhoben.

Einmal jährlich müssen sie mit den tatsächlichen Verbrauchszahlen in der Betriebskostenabrechnung erfasst werden. Diese ist daher eine komplexe Zusammenstellung der im Laufe eines Jahres entstandenen Nebenkosten, deren Ermittlung eine hohe Sorgfalt erfordert.

Betriebskosten lassen sich in zwei große Untergruppen unterteilen. Zum Einen handelt es sich um fixe Grundbesitzabgaben, zu denen beispielsweise die Grundsteuer, die Straßenreinigung oder Gebühren für den Schornsteinfeger zählen. Sie werden von der jeweiligen Kommune festgelegt und sind meist ein Jahr lang konstant. Auch Versicherungsbeiträge können als Betriebskosten deklariert werden.

Die zweite große Gruppe der Betriebskosten sind verbrauchsabhängige und somit variable Kosten. Hierbei handelt es sich um Wasser, Strom- und Heizungskosten für Treppenhäuser oder Keller, also gemeinschaftlich genutzte Räume. Sie sind zu gleichen Teilen von allen Mietparteien zu tragen.

Hinzu kommen die individuellen Kosten für Heizung und Wasser, die aufgrund von Zähleruhren für die einzelnen Wohneinheiten zu ermitteln sind und den eigenen persönlichen Verbrauch darstellen.

Erstellen der Betriebskostenabrechnung

Das Ermitteln der Betriebskosten und die Verteilung auf die einzelnen Mietparteien ist eine sehr umfangreiche und komplizierte Materie, die Stoff für tagelange Seminare bietet. Falls kein besonderer Verteilerschlüssel vereinbart worden ist, werden die Betriebskosten nach der jeweiligen Wohnfläche berechnet.

Eine Betriebskostenabrechnung ist häufig Streitobjekt zwischen Mieter und Vermieter und wird in nicht seltenen Fällen vor Gericht ausgetragen. Gründe solcher Auseinandersetzungen können sein, dass sich Menschen ungerecht behandelt fühlen oder ihnen die Betriebskostenabrechnung zu hoch erscheint. Auch schwammig definierte Positionen wie sonstige Kosten tragen zu Unklarheiten bei.

Die Liste der als Betriebskosten anzurechnenden Positionen ist lang. Die Gesetzgebung hat hier jedoch klare Richtlinien geschaffen. Wissenswerte Informationen zu diesem Themenbereich finden Sie im Internet unter www.gesetze-im-internet.de oder www.rechtliches.de.

Einsichtnahme in die Betriebskostenabrechnung

Hausverwaltungen und Eigentümer müssen ihren Mietern auf Wunsch Einsichtnahme in die jährliche Betriebskostenabrechnung gewähren. Vorzugsweise sollte dies unter einer vorherigen Terminabsprache geschehen, denn bei großen Wohnobjekten fallen immense Datensätze an, deren Durchsicht zeitaufwändig sein kann.

Eine Betriebskostenabrechnung muss übersichtlich gestaltet und ihre einzelnen Positionen durch Belege jederzeit nachweisbar sein.

Fehler bei Betriebskostenabrechnung

  1. Sind Räumlichkeiten gewerblich vermietet und ist hierdurch z.B. der Wasserverbrauch höher, so müssen die Wasserkosten getrennt berechnet werden. Eventuell über separaten Wasserzähler.
  2. Bei einem Fahrstuhl können nur die regelmäßigen Wartungskosten als Betriebskosten abgerechnet werden. Achtung bei einem Vollwartungsvertrag. Hier sind auch Reparaturkosten enthalten, die dann vom Vermieter heraus gerechnet werden müssen.
  3. Der Mieter im Erdgeschoss kann im Mietvertrag von der Umlage der Fahrstuhlkosten befreit werden, denn Mieter dürfen nicht an Kosten für Einrichtungen beteiligt werden, die sie gar nicht nützen können.
  4. Für leer stehende Wohnungen im Objekt muss der Vermieter den Betriebskostenanteil bezahlen.
  5. Einmalige Kanalanschlussgebühren oder Abwasserbeiträge für Erneuerung, Erweiterung oder Verbesserung des Kanalnetzes sind keine Betriebskosten.
  6. Reparaturen und Kosten für die Beseitigung einer Betriebsstörung beim Aufzug fallen nicht unter die Betriebskosten.
  7. Kosten für den Ankauf von Geräten oder Maschinen zur Straßenreinigung oder Grundstückspflege sowie Reparaturkosten sind keine Betriebskosten und müssen vom Vermieter getragen werden.
  8. Haben sich die Mieter bereit erklärt, Schneeräumarbeiten selbst auszuführen, darf der Vermieter diese Arbeiten nicht gewerblich vergeben und die Betriebskosten dafür in Rechnung stellen.
  9. Gängig ist, dass die Müllbeseitigungskosten nach Wohnfläche auf die Mieter verteilt werden. Mieter können hier keine Änderung des Umlagemaßstabes auf die Personenzahl verlangen. Wird Sperrmüll regelmäßig abgefahren, fallen diese Gebühren ebenfalls unter die Betriebskostenregelung, wird der Sperrmüll auf Bestellung eines Mieters abgeholt, muss dieser als Verursacher die Kosten selbst tragen.
  10. Nur Kosten für eine regelmäßige Reinigung können unter Betriebskosten veranschlagt werden. Außerordentliche Verschmutzungen aufgrund Bauarbeiten oder Wandreinigungen aufgrund Graffiti-Malereien müssen vom Mieter nicht bezahlt werden.
  11. Die Betriebskosten werden oft nach Wohnfläche im Mietvertrag berechnet. Hier kann sich das Nachmessen lohnen. Wenn die Wohnfläche mehr als 10 % kleiner ist, muss der Mietvertrag geändert und die Abrechnung entsprechend korrigiert werden.

Typische formelle Fehler

Eine formell fehlerhafte Abrechnung ist unwirksam. Sie löst keine Konsequenzen bzw. Ansprüche aus (das heißt, der Mieter muss nicht bezahlen).

Um Forderungen geltend zu machen, muss der Vermieter eine neue Abrechnung vorlegen. Hier gilt jedoch eine 12-monatige Abrechnungsfrist. Danach können formelle Fehler nicht mehr korrigiert werden.

Beispiele für formelle Fehler

  • Verteilerschlüssel wird nicht angegeben oder unverständlich
  • Gesamtbeträge werden nicht ausgewiesen
  • Rechenschritte sind nicht nachvollziehbar
  • Abrechnungszeitraum ist länger als 12 Monate

Ist die Abrechnung jedoch formell richtig, aber inhaltlich falsch, so können diese Fehler vom Vermieter auch noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist korrigiert und in Rechnung gestellt werden.

Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten beträgt 12 Monate und darf auch per Mietvertrag nicht verlängert oder verkürzt werden. Einzige Ausnahmen sind die Umstellung einer Abrechnungsart oder ein Wechsel des Vermieters.

Abrechnung bei Mieterwechsel

Bei Mieterwechsel während der Abrechnungsperiode muss der Vermieter keine Zwischenabrechnung erstellen. Die Heiz- und Warmwasserkosten für diesen Abrechnungszeitraum muss er aber auf den ausziehenden und einziehenden Mieter verteilen.

Der Punkt „Abrechnung bei Mieterwechsel“ sollte im Mietvertrag eindeutig geregelt sein.

Das Kürzungsrecht

Grundsätzlich haben Mieter Anspruch auf eine verbrauchsabhängige Heiz- und Warmwasserabrechnung. Ist dies nicht der Fall, kann der Mieter dies einklagen und die entfallenden Heiz- oder Warmwasserkosten um 15 % zu kürzen (§ 12 der Heizkostenverordnung).

Die zweite Miete: Heizkosten und kalte Nebenkosten (Mietrecht)
  • Herausgeber: DMB-Verlag
  • Taschenbuch: 98 Seiten

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Über den Autor

Thomas Nissen

Thomas Nissen

Experte für Finanzthemen beim unabhängigen Wissensportal Arbeitsgemeinschaft-Finanzen.de

Wir möchten verbraucherorientiert informieren, Hilfestellungen für Entscheidungen geben und scheuen auch keine kritische Beleuchtung der Produkte.