Unternehmer sollten Kontoauszüge gut aufbewahren

- 17.11.2010

Das Jahr neigt sich wieder seinem Ende entgegen. Da wissen Verbraucher nur allzu gut, was in Bälde wieder auf sie zukommen wird. Denn wie in jedem Jahr gilt es, sich möglichst frühzeitig der Steuererklärung zu widmen, um die gesetzlichen Fristen für die Einreichung der Unterlagen nicht verstreichen zu lassen oder wenigstens rechtzeitig einen Aufschub beim zuständigen Finanzamt beantragen zu können. Einen solchen zusätzlichen zeitlichen Rahmen können Verbraucher unter normalen Umständen ohne große Schwierigkeiten erhalten. In anderen Zusammenhängen zeigt sich der Fiskus jedenfalls mitunter weit weniger kulant. Das können vor allem viele Unternehmer bestätigen, die ihre vollständigen Unterlagen bei der Behörde einreichen und mitgeteilt bekommen, dass es mit den zugestellten Dokumenten ein mehr oder weniger großes Problem gibt. Häufig handelt es sich dabei um Komplikationen, die sich zum Beispiel auf die Form der Kontoauszüge beziehen.

Spezielle Software zur Auszugsspeicherung erforderlich

Viele Bürger und Unternehmen gehen inzwischen aus reiner Bequemlichkeit dazu über, sich ihre Auszüge in elektropostalischer Form von der Hausbank zusenden zu lassen. Im Zusammenhang mit der jährlichen Steuererklärung jedoch reicht diese Variante der Auszüge nicht unbedingt aus. Dieser Hinweis kommt einmal mehr aus dem Umfeld des Bundes der Steuerzahler. Erklären lässt sich dieses Dilemma mit den Vorgaben der Finanzverwaltung für die Steuerzahler. Diesen Richtlinien entsprechend ist die Archivierung der Kontoauszüge im Standard PDF (Portable Data Format) nicht ausreichend. Selbst die Aufbewahrung in ausgedruckter Weise reicht für Unternehmer nicht aus. Vielmehr müssen sie für die Daten im Rahmen der Buchführung Speicherungen vornehmen, die für die zuständigen Behörden maschinell auswertbar sind. Unternehmer sollten also von Anfang an auf die verschiedenen käuflich zu erwerbenden Programme vertrauen. Diese gibt es im normalen Handel, die Kosten sind gering. Für private Steuerzahler hat die Aufbewahrungspflicht keine weitere Bewandtnis. Sie können an der bisherigen Praxis festhalten.

Der regelmäßige Bezug der Auszüge am Automaten oder auf dem Postweg sollte aber dennoch nicht versäumt werden. Schließlich ist die Lektüre der Kontoauszüge der einzig wirksame Weg, um sicherzustellen, dass es nicht zu unberechtigten Abbuchungen kommt. Experten raten Verbrauchern, mindestens einmal pro Monat die Auszüge zu prüfen. Hier geht es vor allem um den monatlichen Rechnungsabschluss, den die Banken vornehmen. Innerhalb von sechs Wochen können Bankkunden gegen fehlerhafte Abschlüsse Widerspruch einlegen. Wer von diesem Recht keinen Gebrauch macht, akzeptiert die Abrechnung von Soll und Haben als korrekt.

Der EU sei Dank: Es gibt die Korrekturfrist nach der Frist

Zwar besteht auch nach Ablauf der Frist noch die Möglichkeit, eine Korrektur durch die Bank vornehmen zu lassen. Allerdings ist der Aufwand für die Kontonutzer in diesem Fall deutlich größer. Denn nach den sechs Wochen müssen die Kunden selbst erklären, weshalb Belastungsbuchungen nicht zulässig waren, und welche Haben-Buchungen nicht auf den Kontoauszügen erwähnt wurden. Und wie üblich gibt es auch für diese Frist nach dem Widerspruch eine weitere zeitliche Obergrenze. Höchstens 12 Monate darf sich der Kunde Zeit lassen, so sieht es die so genannte europäische Zahlungsdienstrichtlinie vor. Ist diese letzte Frist ebenfalls abgelaufen, verfallen alle Ansprüche auf eine Nachbesserung bei den Kontoauszüge für die Verbraucher.

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